Generación de remesas SEPA

Para generar remesas de recibos en formato SEPA para posteriormente enviarlas por banca electrónica en la Gestión Comercial hay que entrar en la opción del menú Ventas/Remesas/Creación de Remesas:

  • Banco: El banco al que vamos a llevar la remesa para que gestione su cobro
  • Fecha: La fecha de la remesa
  • Numero de orden: Si solo hay una remesa en ese banco y con esa fecha será el 1. Si hay más remesas en esa fecha y ese banco será 2, 3, etc

Ahora ya podemos ir añadiendo los recibos que vamos a remesar, hay dos formas de hacerlo y pueden combinarse ambas:

  • Uno a uno: Indicamos o buscamos el recibo deseado y lo añadimos a la remesa.

Busca entre los recibos que se pueden remesar

Añade el recibo indicado a la remesa.

 

  • Por lotes: Indicamos desde que fecha de vencimiento y hasta que fecha de vencimiento y se añadirán todos los recibos pendientes que cumplan esas condiciones a la remesa;

 

Generar el fichero SEPA

Una vez añadidos todos los recibos que deseamos que integren la remesa, para generar el fichero SEPA que posteriormente enviaremos al banco mediante su página web deberemos de pulsar el botón:

 

  • Nombre del fichero, puede elegir la carpeta donde desea guardar el fichero, tiene que tener la extensión .xml
  • Puede elegir entre:
    • Recibos a la vista, los recibos se cobrarán en la Fecha de Abono indicada
    • Al vencimiento sin anticipar importes
    • Al vencimiento anticipando importes
  • Al pulsar [Generar] se generará el fichero en formato SEPA. Se avisará si ocurre alguna incidencia durante el proceso.
  • Ahora entraremos en la página web del banco y subiremos el fichero recién generado.

Pulsando en la impresora también podemos generar un informe con todos los datos de la remesa.

Nota: Los botones 14, 19 y 58 nos generan los antiguos ficheros en formato CSB

Requisitos previos

Bancos

  • Tenemos que haber creado nuestro banco o bancos, a los que vamos a llevar las remesas con al menos los siguientes datos:

Ficheros/Bancos/Mantenimiento de Bancos:

Formas de Pago

  • Las formas de pago que generan recibos susceptibles de ser remesados deberán de tener:
    • Nº de recibos: 1 o más
    • Domiciliar: marcado
    • Remesar: marcado

Ficheros/Formas de Pago/Mantenimiento:

  • Deberemos de haber emitido las facturas y los recibos no pueden estar ni pagados, ni devueltos, ni asignados a otra remesa. El momento en el que se generan los recibos es cuando se emiten o repiten la facturas.

Clientes

Ficheros/Clientes/Mantenimiento:

  • Es importante que los clientes tengan su NIF o DNI sin espacios ni puntos ni ningún carácter que no sea letra o número entre medio.
    • E31550312 – NIF correcto
    • E/31-550312 – Este NIF no lo aceptará el banco y no admitirá la remesa
  • Los números de cuenta de los clientes también deberán de ser correctos y contener su IBAN

Estos dos puntos son aplicables también a nuestros propios datos, nuestro NIF y cuenta bancaria deben de estar correctamente indicadas.

Categorías ERP

Envío de facturas por email

Explicaremos como configurar la Gestión Comercial de Prisma para enviar facturas a los clientes por email.

El primer paso es configurar el cliente en la ficha de clientes (Clientes/Ficheros/Mantenimiento de clientes):

Ha que marcar la casilla “Factura por email” y después indicar la dirección de correo al que se enviarán las facturas. Si desea probar que realmente funciona y que se envía un email puede pulsar en el botón

Una vez configurado el cliente ya podemos enviarle las facturas por email en formato PDF:

  • Desde Ventas/Albaranes Ventas/Introducción de albaranes pulsando en el botón [Email]se enviará un email al cliente con el PDF de la factura correspondiente a ese albarán.

  • Al emitir las facturas desde Ventas/Facturas Ventas/Emisión de facturas podremos elegir una de estas opciones en el apartado “Facturas por”:
    • Pantalla: visualiza una copia de cada factura por pantalla desde donde se pueden enviar a la impresora.
    • Impresora: Imprime tantas copias de cada factura como las indicadas para cada cliente en su ficha.
    • Seleccionar impresora: Igual a la opción anterior pero seleccionando primero la impesora por dode se desean imprimir las facturas.
    • PDF único: Genera un único fichero PDF con todas las facturas. Util para enviar posteriormente el fichero, por ejemplo, a la asesoría,
    • PDF por cada factura: Genera un único fichero PDF con todas las facturas. Util para enviar posteriormente el fichero, por ejemplo, a la asesoría,
    • Email: En este caso se envía un PDF con la factura a cada cliente que tiene marcada la casilla “Factura por email” y tiene un email correcto de envío de facturas en su ficha. El resto de las facturas, las de los clientes que no tienen marcado su envío por email, se imprimen por la impresora.

 

 

Categorías ERP

Importar cuentas desde Excel

Mediante este proceso se podrán generar cuentas contables a partir de los datos contenidos en una hoja de cálculo excel. Hay de indicar al programa que campos se corresponden con cada columna de la excel.

Es posible guardar la plantilla para reutilizarla con otra hoja de cálculo de estructura igual o similar.

Ante todo hay que indicar que es necesario tener instalada alguna versión de Excel en el equipo en el que se va a realizar el traspaso, aunque sea una versión de prueba.

Explicaremos su funcionamiento con un ejemplo práctico en el que partimos de una hoja excel como esta:

 

 

En este caso concreto la primera columna contiene la cuenta contable y la segunda columna contiene las descripciones de las cuentas (las hemos tachado intencionadamente). Podría contener más columnas, tales como la dirección o el NIF.

  1. Elegimos el fichero excel pulsando en:
Puede elegir ficheros del tipo .xls o .xlsx
Una vez cargado el fichero excel.

 

  1. Pulse el botón [Leer]. Al pulsar el botón, siempre que haya elegido un Nombre de Hoja adecuado se verán todos los datos que contiene la excel.
  2. El “Nombre de la hoja” debe de coincidir con el que esté ya puesto en la excel, en este caso “Plan_cuentas”.
  3. Si se desea averiguar el nombre de la hoja puede abrir la excel seleccionada para averiguarlo pulsando en el botón [Mod].
  4. Hay que indicar a que campo se corresponde cada columna. Tenga en cuenta que en el campo “Código de IVA” de las cuentas este proceso siempre va a ponerles S a los proveedores o acreedores y R a los clientes, si hay que cambiar esos códigos habrá que hacerlo posteriormente en cada una de las cuentas después de la importación en Cuentas/Mantenimiento.
  5. Numero de filas a saltarse antes de empezar el proceso. En este ejemplo hay que poner que salte 0 lineas ya que se entiende que siempre la primera fila de la excel es la de los títulos. Si quiere que se salte alguna fila más habrá que indicarlo aquí.
  6. Si se desea se puedes grabar la plantilla para reutilizarla, hay que darle un nombre y pulsar en [Grabar]. Nota, esta plantillas se guardan en cada ordenador individual, no se podrán utilizar en otros ordenadores diferentes.
  7. Si marco este checkbox, si durante el proceso, al crear una cuenta nueva no existe ya su nivel a tres dígitos en el plan contable se creará automáticamente con una descripción vacía, por ejemplo si tengo la cuenta 185000081 y no esta creado el nivel 185 el proceso lo creará sin descripción.
  8. Nuestro consejo es dejarlo desmarcado, de esta manera no se nos “colará” ninguna cuenta fuera de nuestro plan contable, lo cual posteriormente podría generar descuadres en los Balances de Situación y Cuentas de Resultados. En este caso no se crearían las cuentas si no se tienen los niveles hasta tres dígitos creados en el plan contable (Ficheros/Plan Contable) pero aparecerá mención a esta incidencia en el log que se genera al final del proceso para poderlo subsanar posteriormente.
  9. Pulse en [Importar Cuentas] para comenzar el proceso de generación de las cuentas contables.

Recuerde que previamente hay que elegir encima de cada una de las columnas a que campo corresponde cada columna. Una vez elegidos es conveniente darle un nombre a la plantilla y guardarla, por si debo repetir el mismo proceso.

Es importante conocer que si una cuenta de la excel ya existe en la contabilidad se modificarán sus datos con los que tiene la excel, pero en ningún caso se va a duplicar una cuenta, unicamente se modifica. Por ejemplo, si hay un cambio de dirección y está reflejada esa nueva dirección en la excel, la dirección se machacará con la que tiene la excel. Esto se hace así para poder refrescar de vez en cuando los datos de las cuentas en la contabilidad con los datos que procedan de fuentes externas. Por ejemplo, de un programa de facturación cuyos clientes es estén actualizando continuamente, en este caso podemos de vez en cuando realizar este proceso para asegurarnos de que las cuentas contables de clientes estén exactamente igual que los de la facturación, si se ha cambiado una dirección, por ejemplo. Recuerde: los datos de la excel machacan a los que haya en la contabilidad.

Cuando pulse el botón [Importar Cuentas] comenzará ya el proceso de importación.

En el mensaje anterior se cuentan todas las lineas de la excel, aunque algunas estén en blanco. Las filas en blanco no se grabarán realmente. Hay que pulsar en el botón [SI].

Se efectuá el proceso y en la parte inferior derecha de la pantalla aparece el log del traspaso y las incidencias encontradas. Donde pone “Cuenta no creada” se refiere a las filas en blanco de la excel o a cuentas incongruentes. Pulsando en el icono de la impresora puede obtener un informe por pantalla, impresora o pdf del log del traspaso.

 

Las nuevas cuentas ya habrán sido creadas y ya podemos utilizarlas en la introducción de asientos contables.

Definir balances

Mediante esta opción podemos crear nuevas plantillas de balances o cuentas de resultados o modificar plantillas ya existentes.

Crea una nueva plantilla de balance

Abre una plantilla de balance existente. Hay que tener en cuenta que los nombres de las plantillas comienzan por:

  • PYME – Plantillas del nuevo plan general contable para Pymes (a partir de 2009)
  • NPGC – Plantillas del nuevo plan general contable (a partir de 2009)
  • APGC – Plantillas del antiguo plan general contable (antes de 2009)

Guarda la plantilla del balance, conviene respetar las plantillas suministradas por el programa y grabar las plantillas modificadas con nombres diferentes ya que cada vez que se actualice la versión del programa las plantillas originales se sobrescriben.

Al modificar las plantillas tenga en cuenta lo siguiente:

La plantilla debe de tener extensión *.BAL y son ficheros de texto plano, incluso puede utilizarse un editor externo de texto para modificar estas plantillas, tales como Notepad, Notepad++, Sublime Text o Ultraedit.

La primera linea es la descripción del fichero y contiene las longitudes tato de la descripcion como del importe: [LongDes,LongImp]

El primer caracter de la primera linea puede ser:

# Es un balance solo del ejercicio actual (Ejercicios := 1)

@ Es un balance del ejercicio n y del ejercicio n-1 (Ejercicios := 2)

En cualquier linea pueden existir comentarios:

// Comentario, lo que hay a la derecha de la doble barra no se tiene en cuenta

Los tipos de linea posibles son (primer caracter de cada fila):
*‘ – Toda la linea es un comentario, no se imprime nada
C‘ – Texto de la cabecera, imprime en letra grande
X/x‘- Linea de texto, imprime sin mas
P/p‘- Pedir el importe en una ventana y sumar o restar +/-
D/d‘- Pedir el importe inicial y final en una ventana y sumar o restar +/-
+/-‘- Sumar/restar los saldos de las cuentas
T/t‘- Total hasta este momento con signo +/-
M/m‘- Sumar los saldos pero solo imprime si es pos/neg
R‘ – Raya, repite el 1er caracter hasta el fin de linea
1..9‘ – Subtotales del 1 al 9
F‘ – Fórmula indicar los sumandos entre ‘{‘
S/s‘- Fórmula, pero solo imprime si es pos/neg

Las cuentas a sumar van entre parentesis cuadrados ‘[‘ ‘]’ y pueden ser de cualquier numero de dígitos, puede haber espacios o no entre cuenta y cuenta y delante llevan uno de los siguientes signos:
+‘ Sumar el saldo
‘ Restar el saldo
I‘ Sumar el saldo inicial
i‘ Restar el saldo inicial
D‘ Sumar el debe
d‘ Restar el debe
H‘ Sumar el haber
h‘ Restar el haber
P‘ Sumar el saldo pero solo si es positivo (55)
p‘ Restar el saldo pero solo si es positivo (55)
N‘ Sumar el saldo pero solo si es negativo (55)
n‘ Restar el saldo pero solo si es negativo (55)
,‘ Sumar el saldo, cuentas separadas por comas
Nada– Sumar el saldo, primera de las cuentas separadas por comas
(‘ Restar el saldo, cuentas entre paréntesis
E‘ Pagos de efectivo, sumar los importes de esa cta que tienen como contrapartida la cta 57 (falta por implementar)
e‘ Cobros de efectivo, restar los importes de esa cta que tienen como contrapartida la cta 57 (falta por implementar)

Pueden usarse formulas, los ítems a sumar están delimitados con paréntesis cuadrados ‘[‘ ‘]’.
Para asignar el valor de un ítem usar paréntesis especiales.

Si se utiliza doble columna, estas se separan con un ‘|’

Corrección de apuntes, ivas y vencimientos en contabilidad

Nuestra aplicación de Contabilidad contiene varios mecanismos sencillos para facilitar la corrección de asientos, ivas y vencimientos.

  • En todas las pantallas en donde se visualicen apuntes contables, por ejemplo en el diario o en los extractos, se ha incorporado un botón [Ver Asiento] cuyo efecto es visualizar el asiento completo que originó el un apunte contable concreto, pudiendo además modificar o borrar dicho asiento, incluida la posible visualización y corrección de sus ivas y vencimientos asociados. 

  • En todas las pantallas en donde se visualicen registros de Iva, por ejemplo en la liquidación de Iva o en el 347, se ha incorporado un botón [Ver Asiento] cuyo efecto es visualizar el asiento completo que originó ese registro de Iva.

  •  En todas las pantallas en donde se visualicen vencimientos, por ejemplo en la consulta de tesorería, se ha incorporado un botón [Ver Asiento] cuyo efecto es visualizar el asiento completo que originó ese registro de Iva.

  • En todas las pantallas en donde se visualicen subcuentas

contables, por ejemplo en los balances de comprobación de sumas y saldos, se ha incorporado un botón [Ver Extracto] cuyo efecto es visualizar el extracto o libro de mayor de la cuenta deseada, desde este extracto además se puede acceder a cada asiento concreto para poder visualizarlo, modificarlo o borrarlo.

A continuación explicamos un ejemplo de como depurar el informe 347 de forma sencilla:

  1. Entrar en la opción
  2. Marcar ‘Ver facturas’
  3. Elegir la factura incorrecta y hacer doble click o pulsar el botón [Ver Asiento]
  4. Pulsar [F7-Iva] y corregir el registro de Iva, no olvidarse de pulsar […] y despues […]
  5. Volver a comprobar el 347

Cierre del ejercicio

Preparación

Antes de proceder a realizar el cierre del ejercicio contable debe de estar seguro de lo siguiente:

  1. No tener apuntes pendientes de introducir en el ejercicio que se cierra.
  2. Haber realizado todas las amortizaciones, o bien de forma automática o bien de forma manual.
  3.  Haber realizado todas las periodificaciones.
  4. Tener realizado el inventario de las existencias finales.
  5. Haber realizado una copia de seguridad de la contabilidad que se cierra.

Este ultimo punto no es obligatorio, ya que es posible deshacer el cierre, pero si es conveniente tener una copia.

Asiento de regularización

Entre en la opción del menú Cierre/Apertura – Asiento de Regularización:

Hay que indicar los siguientes datos:

  • Fecha: la del cierre del ejercicio, normalmente el 31/12 pero podría ser diferente.
  • Concepto: El concepto con que se desea grabar los apuntes de regularización, si no indica nada el concepto será el de “ASIENTO DE REGULARIZACIÓN”.
  • Asiento de variación de existencias: Aquí tiene dos opciones:
    • Realizado: Si ya ha efectuado por su cuenta de forma manual el asiento de variación de existencias, en este caso no se pregutaŕa el valor de las existencias finales.
    • No realizado: Si desea que el programa realice automáticamente el asiento de variación de existencias, en este caso tendrá que indicar el valor de las existencias finales en cada cuenta de existencias, hay que indicarlo en el recuadro rojo que puede ver en la figura anterior. NOTA: Si en alguna cuenta de existencia no pone nada, se entenderá que el valor de las existencias finales de esa cuenta es cero, o sea que no hay nada en el inventario.

Al pulsar en [Aceptar] se procederá a realizar el asiento de variación de existencias. Los procesos que se realizan son los siguientes:

  1. Las Existencias Iniciales (300) se llevan al HABER.
  2. Las Existencias Finales se llevan al DEBE.
  3. La contrapartida se lleva a Variación de Existencias (61)
  4. Se saldan las cuentas de los grupos 6 y 7.
  5. La contrapartida se lleva a Perdidas y Ganancias (129).

Si por alguna causa quisiera deshacer este asiento de regularización podría hacerlo mediante la opción Cierre/Apertura – Anular el cierre.

Traspaso de saldos iniciales

El siguiente paso sería capturar los saldos desde el ejercicio anterior, es un proceso opcional pero es conveniente realizarlo. Tenga en cuenta que la captura de saldos desde otro ejercicio podrá realizarla tantas veces como desee.

Primero salga de este ejercicio y entre en el ejercicio anterior y utilice esta opción del menú:

  • Elija la empresa del ejercicio anterior, pulse [Ver saldos] y luego [Traspasar]

  • La captura de saldos iniciales puede realizarla varias veces antes de cerrar el ejercicio anterior. La captura definitiva se realizará una vez cerrado el ejercicio anterior. Tenga en cuenta que el cierre de ejercicio se puede anular y volver a realizar de nuevo, en este caso es importante recordar que habría que hacer la captura de saldos otra vez, con el último cierre realizado.

Asiento de Cierre

Este es un proceso NO OBLIGATORIO pero es posible que desee realizarlo para dejar el ejercicio totalmente cerrado y con todos los saldos de todas las cuentas a cero. Nuestra recomendación es no realizar este Asiento de Cierre ya que con el Asiento de Regularización es suficiente para tener el ejercicio cerrado y listo para presentar los libros.

NOTA IMPORTANTE: Este proceso deja los saldos de TODAS las cuentas a cero. No es un proceso ni obligatorio, ni necesario para cerrar el ejercicio. Debería de haber traspasado los saldos finales al nuevo ejercicio antes de efectuar este proceso.

Si a pesar de todo desea realizar este proceso deberá de entrar en la contabilidad del ejercicio que se cierra y elegir la opción Cierre-Apertura/Asiento de Cierre:

  • Fecha: es la fecha final del ejercicio y por tanto la fecha de cierre.
  • Concepto: el concepto que pondrá en cada apunte del asiento de cierre.

Al pulsar la tecla [Aceptar] se procederá a realizar los apuntes que ponen a cero todos los saldos contables. Como ya hemos comentado esto supone una pérdida de información, la del saldo final de cada cuenta, y no resulta ni necesario ni conveniente ni obligatorio realizar este proceso para cerrar el ejercicio.

 

Presupuestos

La aplicación de contabilidad contempla la opción de añadir presupuestos a cada cuenta de gasto o ingreso e ir comprobando el % de ajuste de los gastos o ingresos al presupuesto.

Primero hay que indicar el importe mensual presupuestado a cada cuenta:

 

La aplicación aplica ese presupuesto a cada mes, pero es posible indicar un presupuesto diferente en algún mes concreto, por ejemplo en los meses de vacaciones se podría disminuir el presupuesto:

Si así lo deseo, también puedo introducir el presupuesto al nivel contable que quiera mediante la opción Ficheros/Plan contable, en el ejemplo se indica el presupuesto de todo el grupo 629:

Tendría que elegir o un método o el otro, o bien introducir los presupuestos a nivel de cuenta o bien para todo el grupo.

En cualquier momento del ejercicio contable puedo consultar como me estoy ajustando al gasto a nivel de cuenta contable en la opción Presupuestos/Consulta de presupuestos:

También existe la posibilidad de sacar varios tipos de balances presupuestarios:

Por ejemplo, el balance presupuestario de sumas y saldos acumulados:

 

Informes

Campos y botones comunes a casi todos los informes de la aplicación contable:

  • Deja la pantalla en su tamaño original, el que tenía antes de redimensionarla moviendo los bordes.

  • Título: El título que se mostrará en el informe.
  • Desde cuenta: Primera cuenta que se mostrará en el informe.
  • Hasta cuenta: Última cuenta a mostrar en el informe.
  • Página: Las páginas del informe empezarán a contar a partir de este número, o sea es el número que se imprimirá en la primera página del informe. Las siguientes páginas se numerarán correlativamente.
  • Imprimir los ceros:
    • Marcado: Si el importe es cero se imprime 0.00
    • Desmarcado: Si el importe es cero no se imprime nada.
  • Fecha: En el caso de los balances la fecha utilizada para calcular el saldo.
  • Centro de Costo: Si tiene activados los Centros de Costo, podría elegir un centro de costo para filtrar los resultados o bien dejar este campo en blanco, lo cual significa: visualizar todos los datos.
  • Punteo: En algunos informes puede filtrar los datos por:
    • Todos: Se visualizan todos los datos
    • Punteados: Se visualizan unicamente los datos de apuntes que estén punteados.
    • Sin puntear: Se visualizan unicamente los datos de apuntes que estén sin puntear.
  • Cuentas a listar:
    • Todas: Se listan todas las cuentas.
    • Excluir sin saldo: Se excluyen del informe las cuentas cuyo saldo es cero a la fecha indicada.
    • Con algún apunte: Se excluyen del listado las cuentas sin ningún apunte, incluidos los asientos de apertura y de cierre.
  • Se visualizan los datos del informe en la rejilla de datos.
  • Se generará un pdf con el informe. Cuando aparezca la ventana ‘Guardar como’ elija una carpeta donde guardar el archivo pdf e indique un nombre para ese fichero fichero, luego pulse [Guardar]. Después se visualizará el informe en el visor de pdfs que tenga instalado en ese equipo, normalmente Acrobat Reader.

  •   Se generará una hoja de cálculo en formato excel con el informe. Cuando aparezca la ventana ‘Guardar como’ elija una carpeta donde guardar la excel e indique un nombre para ese fichero fichero, luego pulse [Guardar]. Después se visualizará el informe en el visor de excel que tenga instalado en ese equipo, normalmente MSExcel.

  • Imprime el informe. Se previsualizará por pantalla y después podrá imprimirlo si lo desea pulsando en.
  • Cierra la ventana del informe.

  • Se abre una ventana con los datos del extracto (libro mayor) de la cuenta en la que estemos posicionados. El mismo efecto se logra haciendo doble click con el ratón sobre la línea deseada.

 

Introducción de apuntes

Introducción

Mediante este proceso podemos introducir los apuntes contables, así como los registros de IVA y los vencimientos de los cobros y pagos asociados a esos apuntes. También podremos indicar a que centro de costo asignar cada partida de gasto o ingreso. Este proceso ha sido diseñado para agilizar la introducción de datos lo máximo posible, por lo que es posible introducir muchos asientos unicamente con el teclado, sin utilizar el ratón en ningún momento si así lo desea.

Es importante conocer todas las posibilidades de este proceso para aumentar nuestra productividad con la aplicación contable PRISMA.

Se accede a la introducción de apuntes, mediante la opción del menú Apuntes/Introducción o bien pulsando el icono que se encuentra arriba a la izquierda.

Nomenclatura

  • Apunte: Es una linea de apunte contable con un importe al debe o al haber. Los apuntes se numeran correlativamente dentro de un asiento.
  • Asiento: Un conjunto de apuntes que forman una partida contable. Los asientos se numeran correlativamente dentro de un mes.
  • Período: A efectos de esta ayuda es el período de trabajo actual elegido en Apuntes de:

Área de trabajo

El área de trabajo se divide en una cabecera y 2 áreas principales:

  1. Cabecera: Se utiliza para elegir el período de trabajo y la ordenación de los asientos del aŕea de consulta.
  2. Área de consulta: Donde se pueden ver los asientos ya introducidos en el período en el que estamos trabajando.
  3. Área de introducción de datos: Donde se meten los datos de los nuevos asientos o se modifican los datos de asientos ya introducidos.

Cabecera

  • Apuntes de: aquí se elige el período de trabajo, que es el rango de apuntes que se van a visualizar en el área de consulta. Podemos elegir:
    • Cualquiera de los meses del año.
    • Todo el año: todos los asientos del ejercicio.
    • Todos: todos los asientos del ejercicio y también los asientos de apertura y de cierre.
    • Apertura: unicamente el asiento de apertura.
    • Cierre: unicamente los asientos de regularización y de cierre.
    • Descuadrados: unicamente los asientos que tienen algún descuadre.
  • Ordenar por: Se ordenarán los apuntes por el campo elegido. El mismo efecto se consigue pulsando sobre el título de una columna.
  • Asc/Desc: Si ordenamos los apuntes por orden ascendente o descendente. Además, cada vez que se pulse sobre el título de una columna se invertirá ese orden.
  • Moneda: Puede elegirse entre euros o las antiguas pesetas (puede usarse para consultar contabilidades antiguas).
  • Recupera el tamaño original de la ventana. Unicamente se visualiza este icono si se ha modificado manualmente el tamaño de la ventana.

  • Se abre una ventana en la que puedo elegir el color de las franjas que diferencian los asientos pares de los impares.

  • Se accede a la ayuda.

Área de consulta

Los asientos visualizados cambiarán cada vez que se cambia el período en Apuntes de o cada vez que se introduce una nueva fecha en Fecha.

Puede configurar a su gusto el área de consulta cambiando el orden de las columnas (arrastrándolas con el ratón sobre la barra de título) o redimensionando cada una de ellas (arrastrando con el ratón la barra separadora), estos cambios se conservarán la próxima vez que entre en la aplicación contable desde ese mismo terminal. Si desea revertir estos cambios y volver a la configuración inicial debe de pulsar en

Cada vez que hago click con el ratón en la barra de título se ordenarán los apuntes del período actual por ese campo. Si se hace click de nuevo se cambia el sentido de la ordenación.

Por ejemplo, si hacemos click en:

Se ordenan los apuntes por la columna Documento por orden ascendente. Si se clickea de nuevo se ordenan los apuntes de nuevo por su Documento pero esta vez por orden descendente.

Me puedo mover hacia arriba o hacia abajo por los apuntes de la rejilla:

  • Pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo de la rejilla
  • Con las flechas del cursor arriba o abajo
  • Con la tecla [Control] + [Inicio] vamos al primer asiento del período
  • Con la tecla [Control] + [Fin] vamos al último asiento del período
  • Con la rueda central del ratón

Cada asiento se separa de otro en este área con un color diferente. Ese color se puede cambiar pulsando el icono de la cabecera.

Si quiero modificar un asiento concreto bastará con hacer doble click sobre cualquier parte del asiento elegido para que este asiento pase al area de introducción de datos y poder modificar cualquiera de sus datos.

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte del área de consulta nos aparece el siguiente menú contextual que se refiere al asiento en el que estamos posicionados:

  • Nuevo: Para introducir un nuevo asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar sobre el botón
  • Modificar: Para modificar el asiento en el que estemos posicionados. Tiene el mismo efecto que pulsar o que hacer doble click con el ratón en cualquier parte del asiento.
  • Borrar: Para borrar por completo un determinado asiento.
  • Duplicar asiento: Nos duplica el asiento en los meses deseados. Es muy útil para ahorrar tiempo al introducir asientos que se repiten cada cierto tiempo, como por ejemplo los asientos de nóminas o los de alquileres.
  • F7-IVA: Nos visualiza y podremos modificar los registros de IVA asociados a este asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar en el área de introducción de datos o que pulsar la tecla [F7].
  • F9-Vtos: Nos visualiza y podremos modificar los vencimientos de pago o de cobro asociados a ese asiento. Tiene el mismo efecto que pulsar en el área de introducción de datos o que pulsar la tecla [F9].
  • Centro de Costo: Para cambiar el centro de costo asociado a una cuenta de gasto o de ingreso.
  • Extractos: Nos presenta un extracto de la cuenta del apunte en el que estamos posicionados. tiene el mismo efecto que pulsar la tecla [F8].
  • Recalcular: Nos refresca la pantalla y nos vuelve a sumar los totales de debe, haber y saldo.
  • Descuadre: Nos busca, dentro del período seleccionado el descuadre que le indiquemos.
  • Ordenar por: Ordena los apuntes por la columna en que estemos posicionados.
  • Buscar: Nos busca los apuntes que cumplan una serie de condiciones.

A continuación explicamos con mas detalle cada una de estas opciones:

Introducción de datos

Nuevo asiento

Nota importante: Para introducir un lote de asientos nuevos no es necesario, si lo desea, utilizar el ratón en ningún momento.

Para introducir un nuevo asiento primero indique la fecha:

La fecha sugerida es la indicada como fecha de trabajo al entrar a esta empresa pero puede cambiarla tecleando otra. Si ha introducido algún otro asiento en esta sesión se mantendrá la fecha anterior.

Pulsando la flecha marcada en rojo se abre un calendario y es posible elegir una fecha clicando sobre ella. También se puede pulsar una de estas teclas para obtener una fecha:

  • [F3] – Fecha de hoy.
  • [F5] – Se abre el calendario.
  • [F6] – La fecha de trabajo indicada al entrar en la empresa.

Al cambiar la fecha los asientos que se visualizarán en el área de consultas seán los correspondientes al mes de la fecha indicada.

Pulse [Intro] para aceptar la fecha y proceder a meter el primer apunte.

NOTA MUY IMPORTANTE: Si el asiento que va a contabilizar es una factura de compra o de venta es imprescindible que el primer apunte introducido sea el correspondiente al cliente o al proveedor, en caso contrario el sistema no será capaz de calcular el IVA correctamente.

Los datos que debe de introducir en cada apunte son:

  • Cuenta: Existen varias posibilidades para introducir la cuenta contable:
    • Teclear la cuenta completa, por ejemplo 4300001.
    • Teclear la cuenta abreviada, por ejemplo 43.1 (el punto significa que se rellenará con ceros).
    • Teclear los primeros dígitos de la cuenta y luego [F5], por ejemplo 43+[F5] esto significa que se buscarán las cuentas que comiencen por 43 y se puede seleccionar una de ellas.
    • Teclear las letras iniciales de la descripción de la cuenta, por ejemplo LOPEZ buscará las cuentas cuya descripción comience por LOPEZ.
    • Teclear [F5] para acceder a la pantalla de búsqueda de cuentas.
    • Pulsar en para entrar en la pantalla de búsqueda de cuentas.

Si la cuenta no existe la aplicación nos dará opción a crearla sobre la marcha con los datos básicos y posteriormente podremos entrar en Cuentas/Mantenimiento para completar todos los datos de esa cuenta.

 

    • Código: Se refiere al código de concepto, si no desea utilizarlo déjelo en blanco. Pulsando la tecla [F5] se presenta la tabla de conceptos y puede elegir uno de ellos. Otra posibilidad es indicar el código del concepto directamente.
    • Concepto: En función del código utilizado anteriormente o de los asientos introducidos previamente el sistema sugerirá un texto. También puede elegir uno de los conceptos memorizados.
    • Documento: Es un dato alfanumérico que identifica el documento físico en que se basa el asiento. Se puede configurar para que sea un contador numérico automático en la pestaña [Contadores] de Ficheros/Datos Generales.
    • D/H: Si el apunte va al debe o al haber. Puede usar también los signos + y – del teclado numérico:
      • D o + para el debe.
      • H o – para el haber.
    • Importe: El importe en euros.
      • La separación de céntimos se obtiene con el punto o con la coma.
      • Unicamente se admiten dos decimales.
      • Se pueden introducir importes negativos anteponiendo el signo – a cualquier número.
      • Pulsando [F4] se abre o cierra la calculadora, cuando obtenga el resultado use = para rellenar con el importe calculado.
      • No se admiten importes cero a no ser que se configure la empresa para que los admita. Mas información AQUI.
      • Si el apunte es el último del asiento y tiene marcada la casilla el programa lo detecta (cuando el saldo ya es cero), se graba el asiento y se puede continuar con uno nuevo.
      • Si el programa detecta que el apunte es de un cliente o proveedor nos aparecerá primero la pantalla de introducción de IVA, y si tengo activados los vencimientos la pantalla para introducir vencimientos.
      • Si es una cuenta de gastos o de ingresos (grupos 6 o 7) y tengo activados los centros de costo me aparecerá la pantalla para elegir el centro de costo.

Modificar asiento

Podemos modificar cualquier campo de un asiento ya introducido incluidos sus datos de IVA, tesorería y centro de costo. Tambien es posible eliminar apuntes existentes o añadir nuevos apuntes al asiento.

Hay que tener en cuenta que ninguno de los cambios se mantendrán, incluidos los de IVA y de tesorería,  si no se pulsa en el botón [Modificar] al finalizar los ajustes.

Borrar asiento

Podemos borrar un asiento completo ya introducido incluidos sus datos de IVA, tesorería y centro de costo.

Hay que tener en cuenta que no se borrará realmente el asiento si no se pulsa en el botón [Borrar].

No es posible recuperar un asiento borrado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Datos Generales

Indicamos aquí los datos de la empresa así como una serie de parámetros que configuran el funcionamiento de la aplicación. Los datos están agrupados por pestañas:

Principal

Datos postales y legales de la empresa, es importante rellenarlos correctamente ya que muchos de ellos se añaden a los ficheros que se envían a hacienda o a los bancos. Especialmente importante es el NIF de la empresa que no debe de contener ni espacios ni signos de separación, unicamente usar letras mayúsculas y números. El nombre de la empresa también tiene que ser el indicado en hacienda.

 

Contabilidad

  • Numero de dígitos: Son los indicados al crear la empresa. Pueden ser  7, 8, 9 o 10. No hay posibilidad este dato una vez que se haya introducido alguna cuenta, unicamente puede cambiarse cuando no hay ninguna cuanta creada.
  • Ejercicio: Año de inicio de este ejercicio contable. El que se indica al crear la empresa y no puede modificarse al tener algún asiento introducido.
  • Mes de inicio: Es el mes en que se inicia el ejercicio contable, se asume que el ejercicio comienza el día 1 de este mes y del año indicado en Ejercicio. No puede modificarse este dato si ya hay algún algún asiento introducido. Por ejemplo si nuestro ejercicio contable va desde 1 de abril de 2018 hasta el 31 de marzo de 2019 habría que indicar:
    • Ejercicio: 2018
    • Mes de inicio: Abril
  • Empresa del ejercicio ant: El código de la empresa que se utilizará por omisión en los balances comparativos para obtener los datos del ejercicio anterior.
  • Empresa del ejercicio sig: El código de la empresa del ejercicio siguiente, solo a efectos informativos.
  • Empresa cerrada: Al realizar el proceso Cierre-Apertura/Asiento de regularización la empresa se marca como cerrada, pero se puede desmarcar desde aquí y reabrir la empresa en casos excepcionales. Solo hay que cambiar este datos si se está seguro de lo que se hace.
  • Plan contable: Es el plan contable que utiliza la empresa y que se solicitó al crearse. No es recomendable cambiar este dato una vez introducido algún apunte.
  • Liquidación de IVA: Indique si la liquidación de IVA de esta empresa va  a ser:
    • Trimestral
    • Mensual

Parámetros

Preste mucha atención al modificar estos parámetros ya que varían de forma fundamental el comportamiento de la aplicación contable.

  • Vencimientos: Marcarlo si se desea que la aplicación calcule y pida los vencimientos después de la introducción de cada factura de compra o de venta y si se va a usar cualquiera de las opciones del apartado Tesorería.
  • Pantalla de Cobros/Pagos al meter apuntes: Marcarlo si se desea que aparezca una ventana para elegir el vencimiento cuando el programa detecte que se está introduciendo algún asiento de cobro o de pago.
  • IVA: Desmarcarlo en el caso de que la empresa no esté obligada a llevar un registro del IVA de las facturas emitidas y recibidas.
  • Generar los asientos al meter las facturas: La aplicación tiene una forma alternativa de introducir las facturas emitidas y recibidas utilizando la opción del menú Facturas. Si marco esta opción los asientos de esas facturas se irán generando automáticamente, en caso contrario tendré que introducirlos manualmente.
  • Centros de Costo: Hay que activarlo si se desea llevar una contabilidad analítica y que el programa pregunte el centro de costo cada vez que introducimos una factura emitida o recibida. Si no deseamos llevar este tipo de control de gastos e ingresos por centros de costo habría que dejar este campo desactivado.
  • Permitir apuntes con importe cero: Es un campo meramente informativo, ya que este tipo de permisos se gestionan tal y como se indica AQUI
  • Bloquear cuentas: Indica si se va a usar o no el bloqueo de datos económicos de ciertas cuentas a ciertos usuarios.
  • Sistema inmediato de IVA (SII): Marcarlo si la empresa está obligada a enviar las facturas emitidas y recibidas a la AEAT o a la HTN mediante el Sistema Inmediato de IVA SII.
  • Número de factura en documento: Marque esta casilla si desea que la aplicación tome el numero de factura de la columna documento cuando introduzca apuntes contables. Si está desmarcado el número de la factura se tomará de lo que esté a la derecha de la palabra ‘Factura’ en la columna concepto.
  • Avisos: Si está marcado, cada vez que se entre en esta empresa aparecerá un mensaje de advertencia. Útil para su uso en asesorías a modo de recordatorio.
  • Texto de aviso: que se presentará al entrar en la empresa si está marcado el campo Aviso.
  • Recordar la fecha: Cuando esté marcado la aplicación recordará la fecha de trabajo con la que se entró la última vez. Si está desmarcado el programa sugerirá como fecha de trabajo la fecha del día.
  • Avisar al declarar en 347: Si está marcado la aplicación lanzará un aviso cuando al introducir una factura de cliente o de proveedor la suma de las facturas anteriores mas esta superen el importe de 3005,06 € y sea obligatorio incluirlo en el 347.
  • Avisar inversiones: Si está marcado el programa avisará cuando se está metiendo un asiento de bien de inversión con el fin de marcar correctamente el registro de IVA correspondiente.

Memoria

Son textos ilimitados que se utilizarán al imprimir la memoria. Se utilizan, de momento, unicamente a modo de recordatorio.

Notas

Texto ilimitado en los que se puede indicar todo tipo de notas relativas a esta empresa.

Contadores

Diversos contadores que utiliza la aplicación contable.

  • Contador de documentos: existen dos opciones
    • Dejarlo a cero: significa que no se va a usar ningún contador de documentos
    • Indicar un numero: la aplicación utilizará este numero de documento en el próximo asiento que se introduzca y posteriormente se irá incrementando en uno este número. Siempre aparecerá aquí el siguiente numero de documento que va a ser utilizado.
  • Libro registro de: Aquí se van actualizando los contadores de los diferentes libros de IVA. Cuando se emita o genere uno de estos  libros la primera factura de ese libro tendrá como número el indicado aquí y las posteriores facturas se irán incrementando correlativamente.
    • Facturas recibidas
    • Facturas emitidas
    • Bienes de inversión
    • Otras operaciones intracomunitarias

Meses

  • Meses cerrados: Puede ir marcando los meses que se van cerrando, eso implica que en los meses ya cerrados ya no podrán añadirse, modificar o borrar ningún asiento o apunte.
  • Amortizaciones realizadas: Aquí se van marcando las amortizaciones que se van realizando mediante la opción Amortización/Asientos de amortización.

Seguridad

Diferentes datos relativos a la seguridad y a los permisos de acceso.

  • Puntos necesarios para acceder a esta empresa: El usuario tendrá que tener como mínimo los puntos indicados aquí para poder acceder a cualquiera de los datos de esta empresa.
  • Contraseña de acceso a esta empresa: Si así lo desea podrá indicar aquí una contraseña de acceso a esta empresa. Esta contraseña es independiente de los permisos del usuario y deberá de indicarla cada vez que acceda a la empresa. IMPORTANTE: Si olvidara esta contraseña la única forma de recuperarla sería una intervención por parte de uno de los tećnicos de PRISMA.
  • Cambia la contraseña de acceso, pero primero hay que indicar la contraseña anterior para poder sustituirla.