Gestión de la situación de huelga en Cailab

En relación a la huelga del día 8 de marzo de 2018 les informamos que pueden obtener instrucciones de como gestionar tanto la huelga parcial como la total en la aplicación de gestión laboral CAILAB descargando el siguiente MANUAL DE INSTRUCCIONES

RECUERDE: no se debe mecanizar una ficha exclusiva para el día de huelga. No es necesario crear ficha para este tipo de procesos a pesar de que la aplicación pueda indicarlo al mecanizar el código de inactividad en la opción Trabajadores, Contrato, Específicos TA2.

GESTIÓN MASIVA DEL PROCESO DE HUELGA:

HUELGA TOTA

  • Introduzca los datos de la situación de huelga
    • Fecha inicio y fin
    • Si desea descontar la parte proporcional de descansos, indique el numero de días.
  • Grabe el proceso

Con el botón   se graba el proceso en los trabajadores seleccionados
Con el botón  además de grabar el proceso de huelga se genera el fichero de afiliación con la comunicación de inicio y fin de huelga, según las fechas introducidas en el proceso.

 

HUELGA PARCIAL

  • Introduzca los datos de la situación de huelga
    • Fecha inicio y fin
    • Coeficiente de actividad
    • Importes de inasistencias: marque las opciones que desee que se descuenten en la nómina.
  • Grabe el proceso

Con el botón se graba el proceso en los trabajadores seleccionados que tengan contrato a tiempo completo.
Con el botón además de grabar el proceso de huelga (solo para los trabajadores a tiempo completo) se genera el fichero de afiliación (tanto para tiempo parcial como para tiempo completo) con la comunicación de inicio y fin de huelga, según las fechas introducidas en el proceso. Para los trabajadores a tiempo completo se toma el coeficiente introducido en la pantalla. Para los trabajadores a tiempo parcial, el que previamente se haya informado en Trabajadores, Contrato, Específicos TA2.

 

Para más información sobre la correcta gestión en la aplicación del proceso de huelga, lea atentamente el manual PULSANDO AQUI.

 

Suministro Inmediato del Información del IVA (SII): Funcionamiento

Funcionamiento

En un ARTÍCULO ANTERIOR ya explicamos como realizar la configuración correcta para subir facturas al SII.

Aquí explicaremos el día a día de como subir las facturas, en concreto las recibidas. Tenga en cuenta que las facturas emitidas se suben mediante el mismo sistema.

Para subir las facturas al SII hay que entrar en IVA/SII/Facturas recibidas (o en Facturas emitidas si es el caso).

  • Indicar un intervalo de fechas
  • Por defecto se mostrarán unicamente las facturas que aún no están subidas al SII
  • Pulsar en para ver las facturas

El proceso de subida al SII se efectuará en 3 pasos:

  1. Exportar las facturas a un fichero Excel
  2. Subir esa excel al portal SII y desde ahí enviarlas a hacienda
  3. Actualizar las facturas que se han subido

1. Exportar

Pulsando en se generará un fichero Excel con toda la información necesaria de las facturas que hay que subir. Es importante recordar el nombre del fichero y la carpeta en donde se ha generado.

2. Portal SII

Pulsando en  entramos en el Portal SII para proceder a subir las facturas generadas en el punto 1.

Indique los datos que ya le habremos suministrado al registrar su empresa en el Portal SII: NIF, usuario y contraseña:

Un vez dentro del portal pulse en  y después en elija “Facturas recibidas desde Excel” y pulse.

Seleccione el fichero generado en el punto 1 pulsando en [Seleccionar…]. Pulse en [Subir] para subir los datos, se presentará una pantalla con las facturas subidas al portal y si hay alguna incidencia se indicará en la columna Incidencia, al pulsar se aceptarán los datos que no tengan ninguna incidencia.

Para enviar realmente las facturas al SII de hacienda pulse en y elija “Facturas recibidas”, se visualiza una pantalla con los datos de las facturas que están pendientes de enviar al SII.

Con el botón podremos comprobar si todos los NIF y nombres son correctos y están identificados por hacienda, este paso es opcional.

Pulsando en nos aparece una pantalla con las facturas que se van a enviar. Marque las facturas que desee enviar realmente al SII y pulse en para enviarlas realmente, se solicitará la clave de su certificado digital y se procederá al envío.

3. Actualizar

Unicamente nos queda comprobar que realmente el SII de hacienda ha recibido las facturas y que estas queden registradas en el programa de contabilidad.

Pulsamos en   elegimos “Facturas recibidas” y el período,  se visualizarán las facturas que realmente ha recibido el SII de hacienda. Pulsando en se nos descargará un fichero Excel con esos datos, es importante recordar en que carpeta se descarga ese fichero. Si lo deseamos, ya podemos cerrar el Portal SII.

Volvemos a la contabilidad y pulsamos en el botón elegimos el fichero que acabamos de descargar y después pulsamos .

Una vez finalizado el proceso, cerramos esa pantalla y comprobaremos como las facturas ya se han marcado como subidas al SII.

En casos especiales existe también la posibilidad de marcar o desmarcar las facturas realmente subidas al SII de forma manual. Para hacerlo nos  posicionamos en la factura deseada y pulsamos en o hacemos doble click con el ratón sobre la factura para marcarla o desmarcarla. De esta manera tendremos controladas en todo momento que facturas están ya subidas al SII de hacienda.

 

 

 

 

 

Suministro Inmediato del Información del IVA (SII): Preparación

En este artículo explicaremos como funciona el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) en el programa de Contabilidad Prisma.

Lo dividiremos en dos partes:

  • Preparación
  • Funcionamiento

Preparación

Ante todo deberemos de indicar al programa de contabilidad que claves de SII se deben de utilizar en cada tipo de factura. Esto funcionará correctamente aunque las facturas ya hayan sido contabilizadas previamente,  antes efectuar este paso.

Activar el SII

  • Entramos en Ficheros/Datos Generales y en la pestaña Parámetros tiene que estar activado Sistema Inmediato de IVA (SII) para que funcionen todas las características de la aplicación relativas al SII:

 

Tipos de impuesto

  • Entramos en la opción IVA/Tipos de impuesto y para cada código que vayamos a utilizar deberemos de indicar, en la pestaña SII:
    • Tipo de factura SII
    • Clave SII

Si es el caso, marcaremos también si son facturas con Inversión del Sujeto Pasivo.

Por omisión, si no indicamos nada, el programa usa el Tipo de factura F1 y la Clave 01 que es lo más habitual en la mayoría de las ocasiones, excepto para las facturas de exportación en las que se debe de usar la Clave 02. El resto de claves se utilizan unicamente en ocasiones muy especiales.

En el caso de operaciones exentas, por ejemplo en las exportaciones fuera de la CEE, nos aparecerán también los siguientes campos que deberemos de rellenar:

  • Tipo de operación exenta:
    • Cualquier operación
    • Entrega de bienes
    • Prestación de servicios
  • Causa de la exención:
    • E1 Exenta por el artículo 20
    • E2 Exenta por el artículo 21
    • E3 Exenta por el artículo 22
    • E4 Exenta por el artículo 24
    • E5 Exenta por el artículo 25
    • E6 Exenta por otros

Si vamos a utilizar el mismo código de impuesto para contabilizar facturas de diferentes tipos deberemos de crear un tipo de impuesto nuevo, copiando todos los datos del anterior excepto el Tipo de factura SII, la Clave SII o los tipos y causas de exención que podrán ser diferentes. Utilizaremos un código u otro según el tipo de factura que vayamos a contabilizar en cada caso.

Clientes y proveedores

Es importante que los clientes y proveedores tengan un NIF correcto, esto es, que ese NIF esté dado de alta en hacienda y que no tenga ni rayas ni puntos ni espacios de separación. Esto es válido para los NIF españoles y de la CEE, no para el resto del mundo.

Si el cliente o proveedor tiene su sede en España hay que indicar en su cuenta contable en la casilla País el código “ES”. Si se dejara en blanco el programa entendería también que es Español.

Si el cliente o proveedor es de un país de la CEE hay que indicar el código de país correspondiente y, esto es importante, su NIF deberá de comenzar precisamente por las dos letras del código de país indicado. La lista de países comunitarios es esta:

DE Alemania
AT Austria
BE Bélgica
BG Bulgaria
CY Chipre
DK Dinamarca
SI Eslovenia
EE Estonia
FI Finlandia
FR Francia
EL Grecia
GB Gran Bretaña
NL Holanda
HU Hungría
IT Italia
IE Irlanda
LV Letonia
LT Lituania
LU Luxemburgo
MT Malta
PL Polonia
PT Portugal
CZ República Checa
SK República Eslovaca
RO Rumanía
SE Suecia

Para los extranjeros no comunitarios es importante indicar un código de país ya que en caso contrario, si se dejara vacío, el programa entendería que es español. Pinchando en la lupa a la derecha del País podremos elegir un país de la lista de países.

Un ejemplo de proveedor extranjero de fuera de la CEE podría ser:

Es importante indicar un código de país correcto ya que es un dato que se envía al SII y se comprueba. Además lo usará el programa para detectar que es un cliente o proveedor extranjero y poner su NIF en la columna correspondiente.

Datos del registro de IVA

Es especialmente importante al introducir los registros de IVA tanto de las facturas emitidas como de las facturas recibidas que se utilizarán tres fechas diferentes para cada factura:

  1. Fecha de contabilización: que es cuando se contabiliza la factura
  2. Fecha de expedición: es la fecha de la factura
  3. Fecha de operación: es la fecha del albarán, si una factura contiene varios albaranes se entiende que es la del albarán mas reciente

Al introducir los datos del IVA hay que indicar cada una de ellas:

 

También es posible modificar los registros de IVA ya contabilizados, para diferenciar esas fechas, desde la introducción de apuntes:

 

NOTA IMPORTANTE: Si no se indica nada o en la fecha de expedición o en la fecha de operación, el programa entenderá que son las mismas que la fecha de contabilización de la factura.

Portal SII

La aplicación de contabilidad generará ficheros Excel compatibles con PortalSII.es que será el vehículo utilizado para enviar las facturas al sistema SII de la AEAT o de las administraciones locales, como Hacienda de Navarra.

El uso de PortalSII tiene un costo mensual que irá en función del numero de facturas que se envíen al SII.

Si van a utilizar esta funcionalidad deberán de ponerse en contacto con nosotros para que demos de alta a su empresa en el PortalSII indicándonos los siguientes datos:

  • NIF de la empresa
  • Nombre con que esta dada de alta su empresa en hacienda
  • NIF del representante legal

Deberán de poseer también un certificado digital en vigor cuyo titular tenga el mismo NIF y el mismo nombre que el de la empresa.

Otro requisito es que tanto los clientes como los proveedores tengan un NIF y un nombre registrado en hacienda. Es importante que el NIF no tenga ni guiones, ni espacios, ni puntos de separación. También es importante que el nombre fiscal sea lo mas parecido al que tenga realmente la empresa, ya que son datos que comprueba el sistema SII cuando se suben las facturas.

Por último deberemos indicar una ruta en donde se guardarán todos los ficheros Excel necesarios para enviar y recibir datos del Portal SII. Entramos en la opción Utilidades/Configurar terminal y elegimos la carpeta deseada:

La recomendación es utilizar esa carpeta exclusivamente para guardar este tipo de ficheros de intercambio de datos entre el programa de contabilidad y el portal SII.

 

Funcionamiento

Explicaremos ahora el funcionamiento día a día para subir las facturas al SII, pero esto será el el SIGUIENTE ARTÍCULO.

 

 

 

Actualización de Cailab exclusiva para el 190 de Navarra

Esta es una actualización que hay que realizar manualmente y que afecta únicamente a la elaboración del modelo 190 del año 2017 a presentar antes del 31 de enero de 2018:

DESCARGAR ACTUALIZACION

Instrucciones de actualización:

  • Averigüe en que carpeta tiene instalado Cailab: botón derecho del ratón sobre el icono de inicio de Cailab y elija propiedades

En este caso la ruta de Cailab es C:\CAI anote esta ruta.

  • Descarge la actualización pinchando en el enlace DESCARGAR ACTUALIZACION
  • Ejecute el fichero que acaba de descargar y que se llama wlaboral2.exe

MUY IMPORTANTE

Cambie ahora la ruta por la anotada en el primer punto y pulse extraer

 

  • Las novedades e instrucciones de esta versión puede leerlas AQUI

 

Generación de partes Delta de accidentes de trabajo

La aplicación de nóminas Cailab es capaz de generar los partes Delta de accidentes de trabajo. Para hacerlo deberemos entrar en el parte de accidente y rellenar todos los datos necesarios:

Una vez generado el fichero se entrará en la página de la Seguridad Social  y se importará en fichero XML generado.

Es posible que al importar se produzca un error similar a este:

 

Para solucionarlo seguir estas instrucciones:

Los datos de Delta Cailab los coge de lo que se introduce en el trabajador en estas casillas, es importtante que todos ellos estén correctamente informados:

Por lo tanto te tienes que asegurar de que estén correctamente informados todos los datos de esas tablas, o sea lo importante es que cada código tenga su correspondiente ficha y que tenga los datos correctos.

Hecho esto Cailab ya debería de generar los partes de Delta correctamente.

Envío de nóminas por email a los trabajadores

En este tutorial vamos a explicar como configurar Cailab para que envíe automaticamente las nóminas a los trabajadores que lo deseen por email. También se enviarán por este medio a cada trabajador el modelo 145 y el certificado de retenciones

  • Configurar la empresa: entrar en Empresas/Datos Generales/Impr. Nómia/Docum.

  • Deberá de indicar:
    • Marcar la Forma de envío Nómina/Documentos como “3-E-Mail Trabajador”
    • E-mail: Si en el campo anterior se ha seleccionado como opción de impresión “E-Mail Empresa” es necesario que en este campo se introduzca la dirección de correo electrónico de la empresa para que se pueda realizar el envío de forma automática.
    • Contraseña envío E-mail: Si en este campo se introduce una contraseña, esta se añadirá al envío de documentación por E-mail para que al ser recibida por el destinatario solo se pueda abrir el archivo introduciendo dicha contraseña. Posteriormente, al enviar las nóminas, se podrá indicar si esta contraseña se desea cambiarla por el DNI de cada trabajador.

 

  • Configurar los trabajadores a los que deseamos enviar la nómina por email: entrar en Trabajadores/Generales/Datos identificativos

Nota: el programa convertirá la dirección de email a mayúsculas.

  • Si emito la nómina, desde la ficha del trabajador deberé de marcar la opción de Salida por E-Mail

Obsérvese que la opción de salida predeterminada en la empresa se ha cambiado al icono de “Por email”

  • Se abre la pantalla de envío de email en la que podré escribir lo que desee:

  • Pulsamos [Enviar]

  • La aplicación sugiere un nombre de fichero pero podrá cambiarlo a su voluntad. Al pulsar [Aceptar] se realiza el envío de la nómina por email.
  • También puede marcar “Utilizar Pasword (NIF) si desea que la contraseña para abrir el pdf de nómina que se envía sea el DNI de cada trabajador.
  • Si la emisión de nóminas se realiza mediante la opción de envío masivo (Procesos mes/Nóminas del mes) y seleccionando la opción de salida por “Email”

Únicamente se envían por email las nóminas a los trabajadores que tienen puesto en su ficha una dirección de email, avisándonos la aplicación de los trabajadores a los que no se realiza ese envío.

A estos trabajadores habrá que imprimirles sus nóminas en un segundo paso.

 

PARA MAS INFORMACIÓN CONSULTE  EL MANUAL DE CAILAB

Ajustes de días y bases en casos de IT

A continuación detallamos como se ajustan en la aplicación de nóminas los diferentes casos de bajas por IT para adaptarse a la nueva normativa de Siltra:

  • Todo el mes trabajado

  • Todo el mes en IT

  • Mes con IT y días trabajados en un mes de 31

  • Mes con IT y días trabajados en un mes de 28

  • Mes con IT y días trabajados en un mes de 29

 

Las Reglas para determinar el control de bases con ajuste mensual marcadas por Siltra puede consultarlas AQUI

Generar datos del 190 de Navarra con Cailab

En este artículo explicamos como generar un fichero con los datos de la declaración anual de trabajadores para la hacienda foral de Navarra, modelo 190 con la aplicación Cailab y posteriormente importarlo al Programa de Ayuda de Declaraciones Tributarias.

  • Abrir Cailab:
  • Asegurarse de que Cailab tenga la versión 8730 o superior:

  • También hay que asegurarse de que la empresa y el C.C. Cotización tengan informado que son de la Comunidad Foral de Navarra:

    • Entrar en IRPF/Modelo 190

    • Seleccionar “Comunidad Foral de Navarra”, marcar las empresas deseadas, pulsar [Generar], volver a seleccionar las empresas y para generar el fichero pulsar el botón [Telemática]

  • Seleccione la ruta donde guardará el fichero y pulse [Aceptar]. Por defecto se grabará un fichero por cada empresa seleccionada en la carpeta C:\AEAT
  • Los ficheros se llamarán de la siguiente forma: L2018_NO_190_xxxx
    Donde 2018 es el ejercicio correspondiente a la declaración y xxxx es el número de empresa con 4 dígitos y ceros delante, por ejemplo si es la empresa 12 y el ejercicio 2018 el fichero será el L2018_NO_190_0012
  • Opcional: si lo desea es posible copiar ese fichero generado con los datos del 190 en otro dispositivo, por ejemplo un USB, para poder efectuar la declaración desde otro ordenador.
  • Abrir el Programa de Ayuda de Declaraciones Tributarias del Gobierno de Navarra, si no lo tiene instalado, lo puede descargar desde AQUI.
    • Entrar en Utilidades/Importación de datos
    • Pulsar en [Examinar] y seleccionar el fichero a importar. Recuerde que estará en C:\AEAT o en el dispositivo donde lo haya copiado.
    • Pulsar [Importar]

Liquidaciones complementarias en Siltra

No todas las liquidaciones complementarias se pueden hacer por Siltra ya que el INSS no las tiene contempladas todas todavía. Nuestro consejo es que ponerse en contacto con el INSS y ellos le indicarán como hacer cada liquidación complementaria.

Para realizar una liquidación complementaria con Cailab hay que realizar lo siguiente:

comple1

 

comple2
Y en la pantalla que  sale hay que ir añadiendo los datos de la liquidación complementaria.

Pero, recuerde que no todas las complementarias se pueden enviar por este sistema, no por una limitación de Cailab si no por una limitación de Siltra.

  • Hay que ir poniendo los tramos que hizo en el mes si solo hubo un tramo se indica un solo tramo desde el día 1 al último día del mes. Los datos que hay que indicar son:
    • En el campo situación hay que poner “Días Trabajados”.
    • En el campo Tipo de Dato hay que poner “Concepto”
    • En “Código” hay que indicar el código correspondiente a las horas.
  • Si el trabajador es de cobro mensual y tiene grupo de cotización diario hay que generar el tramo dos veces y en el segundo tramo poner:
    • En el campo situación indicar “Días Trabajados”.
    • En el campo Tipo de Dato tienes que poner “Indicador”
    • En “Código” el código 51.

Cálculo de atrasos en Cailab

Hay que realizar dos pasos:

Finalizados estos dos pasos y calculados los atrasos del 2018 (listado verificado y nómina verificada) realizar los mismos procesos pero con los salarios del 2019.

Para realizar el paso nº 1 existen varias opciones:

  • Actualizar los salarios directamente en la ficha actual del trabajador (esta es la más básica).  Esto se debería hacer trabajador a trabajador realizando los siguientes pasos:
    • Cerrar la ficha actual el último día del mes anterior al mes en el que se va a pagar la nómina de atrasos.
    • Abrir una nueva ficha con fecha día 1 del mes en el que se va a pagar la nómina de atrasos.
    • Hacer activa la nueva ficha del trabajador
    • Ir a la pantalla Salarios y mecanizar los nuevos salarios del trabajador
  • Actualizar los salarios en las categorías del convenio y pasarlos a la ficha actual del trabajador. ( Es la opción más recomendable) Se deben realizar los siguientes pasos:
    1. Actualizar los salarios manualmente categoría o categoría o bien ir a la opción Automático de salarios (dentro del convenio), seleccionar la pestaña Incremento salarios categoría (opción recomendada)
    2. Pasar los salarios a los trabajadores desde la opción “Convenio, Automático de salarios, Pasar salarios a las empresas”. Esta opción realizará los siguientes pasos de forma automática para los trabajadores del convenio y categoría seleccionados:
      1. Cierra la ficha actual del trabajador  el último día del mes anterior al año y mes que aparece en pantalla.
      2. Abre una nueva ficha con fecha día 1 del año y mes que aparece en pantalla  (debería coincidir con el año y mes de abono de la nómina de atrasos).
      3. Pasa a la nueva ficha los Salarios de las categorías que se supone se actualizaron en el paso 1 anterior.
  • Actualizar los salarios de los trabajadores desde el botón “% incremento salarios trabajadores” en la opción “Empresas, Automático de salarios”. ( Es una opción automática pero no actualiza el salario en las categorías en el convenio). Se deben realizar los siguientes pasos:
    • Seleccionar previamente los trabajadores
    • Pulsar el botón “% incremento salarios trabajadores” e indicar por cada concepto salarial el % que se desea incrementar y finalmente pulsar el botón procesar. Esta opción realizará los siguientes pasos de forma automática para los trabajadores seleccionados:
      • Cierra la ficha actual del trabajador  el último día del mes anterior al año y mes que aparece en pantalla.
      • Abre una nueva ficha con fecha día 1 del año y mes que aparece en pantalla  (debería coincidir con el año y mes de abono de la nómina de atrasos).
      • Pasa a la nueva ficha los Salarios con el incremento del % indicado.

Para realizar el paso nº 2 existen varias opciones:

  • Calcular los atrasos desde el masivo del trabajador
  • Calcular los atrasos trabajador a trabajador.

En ambos casos se recomienda verificar el listado previo de atrasos antes de ver la nómina con el fin de ver el desglose de las diferencias mes a mes por si hubiera que realizar alguna modificación.

En el caso de tener que realizar alguna modificación se deberá realizar por la opción de Datos variables de atrasos identificando el atraso que se quiere modificar y posteriormente el dato que se quiere modificar  (indicando el mes al que pertenece el concepto que se quiere modificar y el importe que de desea abonar de dicho concepto)

En el caso de que en el mismo año y mes se quieran abonar dos atrasos distintos (unos pertenecientes al 2015 y otros al 2016 por ejemplo) los primero se identificarán como 1º atrasos y los segundos como 2º atrasos (te resalto el campo en rojo en la siguiente pantalla).

Si los atrasos se van a enviar por SILTRA es importantísima la fecha de control (la resalto en verde en la siguiente pantalla, así como la observación que hace referencia a dicho campo)

Vídeo

Puede obtener más información sobre el cálculo de atrasos visionando este vídeo: